Фискальный накопитель (или ФН) – главный элемент онлайн кассы для записи информации о продаже и последующей отправки оператору фискальных данных. ФН стали использовать согласно закону 54-Ф3 в статье 4.1, редакция от 3 марта 2017 года.
Замена фискального накопителя (ФН) — операция, с которой сталкивается каждый владелец кассового аппарата. Даже если касса абсолютно исправна, блок ФН подлежит обязательной замене, иначе аппарат заблокируется и не сможет пробивать чеки. Рассказываем про общие моменты, связанные с заменой ФН.
Причины замены фискального накопителя
Есть три наиболее частые причины замены блока ФН: истечение срока эксплуатации, поломка, перерегистрация по причине смены владельца.
Замена ФН по истечении срока эксплуатации
ФН бывают с возможным сроком работы 15 и 36 месяцев. Даже если не было пробито ни одного чека, после истечения срока эксплуатации касса будет заблокирована. За 1–3 месяца до конца срока на чеке автоматически будет печататься предупреждение о скором окончании действия блока ФН. Желательно поменять блок заранее, иначе могут возникнуть сложности при замене и простой в работе магазина.
Если в ФН закончилась память, заменить его практически невозможно даже на кассах круглосуточных гипермаркетов.
Замена ФН по причине поломки
Современные блоки ФН ломаются редко. Основная причина экстренной замены блока ФН — занесение в него чеков с неправильной датой. Это происходит при сбое часов кассы из-за разряженного аккумулятора или батарейки. Исправить дату последнего документа в блоке ФН в меньшую сторону невозможно. Вводя новую дату, будьте предельно внимательны.
Замена ФН при перерегистрации на другое юридическое лицо
При перерегистрации кассы требуется заменить ФН, только если меняется ИНН предприятия (владельцем становится другое юридическое лицо). Во всех остальных случаях достаточно перерегистрации уже работающего блока.
ФН не надо менять при смене:
- системы налогообложения (например, при переходе с ЕНВД на другую систему налогообложения)
- названия организации
- адреса деятельности (изменение КПП)
- ОФД
Процесс замены фискального накопителя
- Закрытие архива
- Снятие ФН, бывшего в эксплуатации
- Установка нового ФН
- Получение отчетов о перерегистрации в текстовом формате на почту
- В личном кабинете ФНС для перерегистрации ККМ выбрать опцию «замена ФН с использованием данных их отчетов»
- Активировать кассу в личном кабинете ОФД
- Старый накопитель должен храниться 5 лет
- Получение «Отчета о закрытии архива» и «Отчета по перерегистрации ККТ»
Сроки хранения документов после замены ФН
Сохраняйте паспорт установленного блока ФН в течение всего срока службы — без этого документа невозможно заменить ФН по гарантии.
Старый блок Фискального Накопителя нужно хранить в течение 5 лет с даты окончания использования — в электронном виде в блоке содержатся все чеки, пробитые на кассе за время работы блока. Налоговая инспекция имеет право запросить их в случае проверки.